Meetings effizient gestalten

Meetings sind oft nervenzerrend, langwierig und bringen selten die erwünschten Ergebnisse. Wer allerdings denkt, dieses Problem könne mit E-Mail Updates und sporadischen Einzelgesprächen aus der Welt geschafft werden, befindet sich auf dem Holzweg.

Klassische Face-to-Face Besprechungen sind für den Erfolg eines Unternehmen von großer Bedeutung, wenn nicht sogar unentbehrlich.

Vorteile von gut geführten Meetings sind u.a.:

1. Intensivierung der Kommunikation
2. Bessere Entscheidungsfindung
3. Spontane Ideen- und Strategieentwicklung
4. Gesteigerte Kreativität
5. Die Beleuchtung einer Sache bzw. eines Problems aus unterschiedlichen Perspektiven

Ein Unternehmen ohne den Mehrwert von Meetings würde schnell stagnieren, wenn man bedenkt, dass 40 Prozent der Unternehmensziele durch Face-to-Face Kommunikation erreicht werden[1].

Woran scheitert es?

Die meisten Meetings werden ohne Vorbereitung abgehalten, enden schließlich planlos und chaotisch. Dann gibt es auch noch MitarbeiterInnen die sehr viel reden, ohne auf den Punkt zu kommen oder diejenigen die nur körperlich anwesend sind, während sie sich im Gedanken mit etwas ganz anderem beschäftigen. Nach einer internationalen Studie bestätigen 70 Prozent der Manager, dass die von ihnen besuchten Meetings nicht produktiv sind. Die unproduktive Zeit beträgt bis zu 40-50 Prozent[2] der Meetingzeit!

Für das Scheitern von Meetings gibt es zahlreiche Gründe. Um hier nur einige zu nennen:

1. Eine fehlende Tagesordnung
2. Fehlende Einigkeit über die zu erreichenden Ziele
3. Unvorbereitete TeilnehmerInnen
4. Mangelnde Qualitäten der TeilnehmerInnen (wie z.B. kommunikative und soziale Kompetenz, Aufnahme- und Konzentrationsfähigkeit und Kritikfähigkeit)

Was braucht es für ein produktives und effizientes Meeting?

How-to Literatur zu diesem Thema gibt es wie Sand am Meer, allerdings kann diese auch nur in begrenzten Rahmen helfen. Der Umsetzungserfolg kann schlussendlich nur dann gut und langfristig verankert werden, wenn die Besprechungsregeln konsequent und reflektiert eingesetzt werden. Empirische Studien zeigen, dass Unternehmen in denen die Kommunikations- und Meetingkompetenz der MitarbeiterInnen trainiert wird, signifikante Zeit- und Kosteneinsparungen verbuchen können[3]. Für eine nachhaltige Kostensenkung und Produktivitätssteigerung ist es einfach notwendig, dass die Fähigkeiten und Fertigkeiten der MitarbeiterInnen kontinuierlich weiterentwickelt werden.

Um den ersten Schritt zu gehen, sollte ein größeres Kosten- Nutzen- Bewusstsein hinsichtlich Meetings geschaffen werden. Rechnen Sie doch mal nach, wie viel die schlecht geführte Meetings ihr Unternehmen jährlich kostet!

Die GfP bietet mit ihrem Academy Seminar »Meetings effizient gestalten & punktgenau führen« Methoden und Instrumente, die einfach anzuwenden sind und deren Wirkung unmittelbar erlebt wird. Nach dem Besuch des Seminars können Sie die knappe Zeit in Sitzungen und Meetings effizient und zielgerichtet gestalten. Nutzen Sie die jahrelange Erfahrung unserer BeraterInnen und TrainerInnen und steigern Sie ihre Effektivität und Effizienz. Gerne stellen wir ein auf Ihre Ziele und Bedürfnisse abgestimmtes Maßnahmenpaket zusammen.