Ergebnislose Meetings sind oft das Symptom, nicht die Krankheit

Clemens Stieger, Geschäftsführer und Berater bei der GfP – Gesellschaft für Personalentwicklung, weiß, warum Sitzungen oft nicht funktionieren, obwohl die Grundregeln bestens bekannt sind.

Das FH-Magazin studio! führte mit ihm zu diesem Thema ein Interview.

Dass ein Meeting die richtigen TeilnehmerInnen, eine Agenda und einen Action Plan braucht, ist nicht wirklich neu. Müsste sich das nicht langsam herumgesprochen haben?

Clemens Stieger: Meetings sind ein Klassiker in der Personal- und Unternehmensentwicklung, aber immer noch einer der Hauptleidensfaktoren. Die Leute wissen, wie es richtig geht, trotzdem passiert das nicht. Es ist kein Knowing-Problem, sondern ein Doing-Problem. 

Wissen Sie auch, warum es nicht umgesetzt wird?

Clemens Stieger: Wir haben festgestellt, dass es einen Unterschied zwischen individuellem und kollektivem Lernen gibt. Das heißt: Einzel-Know-how nutzt wenig, wenn keine unternehmensweite Übereinkunft da ist, wie Meetings ablaufen sollen. 

Aber ist es nicht auch im Interesse der TeilnehmerInnen, dass Sitzungen besser funktionieren?

Clemens Stieger: Einerseits raunzen die Leute zwar, wenn eine Besprechung Zeitverschwendung war, aber gleichzeitig sind sie auch froh, wenn nichts dabei herauskommt, weil das würde ja zusätzliche Arbeit bedeuten. Außerdem bietet eine Sitzung sozialen Kontakt, der in vielen Unternehmen rar ist, und eine Art »bezahlte Pause«. Was neuerdings dazukommt, ist, dass man dank Blackberry und iPhone ja trotz Meeting weiterarbeiten kann.

Viele sagen dann, das ist ein guter Zeitpunkt, um meine Mails zu erledigen. Kann man als TeilnehmerIn zu einem gelungenen Meeting beitragen?

Clemens Stieger: Ja, sogar sehr leicht, indem man zum Beispiel am Anfang sagt: »Können wir eine Agenda machen, bei welchen Punkten muss ich unbedingt dabei sein?« Oft sind deshalb Leute, die Teilzeit arbeiten, hocheffizient weil sie nicht ewig Zeit für Besprechungen haben und straffe Zeitstrukturen einfordern. Eine Agenda zu Beginn oder eine Zusammenfassung am Ende können Einzelne sehr leicht verlangen. Gerade auch junge MitarbeiterInnen werden als sehr nützlich erlebt, wenn sie sich so einbringen und womöglich auch gleich anbieten, Protokoll zu führen.

Auch wenn Meetings »richtig« abgehalten werden, laufen manche MitarbeiterInnen nur von einem in das nächste …

Clemens Stieger: Viele fangen an, eine Agenda einzuführen, oder machen eine »Stehung« statt einer Sitzung, aber sie fragen nicht: Sind die Meetings überhaupt notwendig? Ich habe zum Beispiel erlebt, dass sich durch den Wechsel in ein Großraumbüro viele Sitzungen erübrigt haben, weil man ungefähr weiß, was die anderen tun. Ergebnislose Meetings sind oft nur das Symptom, nicht die Krankheit.

Linktipp: FH-Magazin studio! 3/11