Hybride Teams … oder: »Beam me up, Scotty!«

#Beratungssplitter Nr. 42
Linda Schönbauer-Brousek

Nun ja, zwar sind wir noch nicht in der Lage, unser Wohnzimmer, unser Büro oder unseren sonstigen remote-Arbeitsplatz physisch innerhalb weniger Sekunden zu wechseln. Jedoch wer hätte noch vor wenigen Jahren gedacht, dass wir derart orts-und zeitunabhängig unserer Arbeit nachgehen können. Wer hätte geglaubt, dass Zusammenarbeit nicht mehr synchron an einem Ort oder zur selben Zeit passieren muss, sondern auch asynchrone Formen der Zusammenarbeit funktionieren. Und wie? Welche Chancen und Risiken haben hybride Teams? Was gilt es zu beachten, zu forcieren, zu vermeiden? Ist das der Kobayashi Maru Test*? Dann los: Lasst sie uns erforschen, die neuen Galaxien!

Technische Hilfsmittel … oder: »Scotty, wir brauchen mehr Saft!«

Jedes Raumschiff braucht die richtige Ausstattung, um durch ewige Weiten die Reise zu neuen Galaxien starten zu können. Nicht anders geht es hybriden Teams: Videokonferenzsysteme, Webcams, Raumkameras und Mikrofone sind die Grundvoraussetzung für erfolgreiche dislozierte Zusammenarbeit. Dazu virtuelle Kollaborationstools wie Whiteboard, Taskboard, Smartboard u.ä., um in hybriden Meetings gemeinsames Arbeiten an Themen und Dokumenten für alle sichtbar zu machen. Die wahre Herausforderung ist allerdings der richtige Einsatz unserer technischen Hilfsmittel. Ein gemeinsames Verständnis, wie die Tools genutzt werden sollen, ist dafür ebenso notwendig wie…

klare Spielregeln bei hybriden Meetings:

• Was ist das Ziel der Besprechung?
• Wie ist die Agenda?
• Wer moderiert?
• Welche Regeln der Gesprächsführung gibt es?
• Wie werden virtuell zugeschaltete Teammitglieder gut in den Raum geholt und nicht vergessen oder benachteiligt?
• Welche Themen eignen sich für Kleingruppenarbeiten?
• Wie können Arbeits-Tandems aus physischen und virtuellen Teilnehmer*innen gebildet werden?

Gelungene hybride Zusammenarbeit…

bedeutet somit, die kurzen Zeitfenster der zeitlich synchronen Zusammenarbeit so effizient wie möglich zu nutzen und asynchrone Räume bestmöglich miteinander in Verbindung zu bringen.
Wenn man sich dann wieder trennt und den eigenen Aufgaben nachgeht, gilt es eigene Fortschritte bestmöglich zu dokumentieren, damit alle Teammitglieder immer und zu jeder Zeit wissen, woran man gerade arbeitet – was mich zu dem zweiten wesentlichen Erfolgsfaktor hybrider Teams bringt:

Digitale Taskboards … oder: »Darf ich vorstellen, mein digitaler Zwilling Lilly«

Man könnte sagen in diesem Punkt sind hybride Teams der Besatzung des Raumschiffs Enterprise einen Schritt voraus: wir haben unsere digitalen Zwillinge. Was das heißt? Ganz einfach: auf gemeinsam genutzten digitalen Taskboards halten wir unsere derzeitigen Arbeitsschritte inklusive Kommentare, Anmerkungen, Herausforderungen und Erfolge für alle sichtbar und transparent fest (to do, doing, done) und in, für alle Teammitglieder zugänglichen, Ordner- und Ablagesystemen, werden zur Einsicht und/oder weiteren Nutzung alle Dokumente abgelegt. Der digitale Zwilling bildet damit meine Arbeit für alle sichtbar ab und kann auch ohne meine physische Anwesenheit Auskunft über meine Fortschritte und Herausforderungen geben. Damit ist der Notwendigkeit von Transparenz und Informationsweitergabe schon zu einem großen Teil genüge getan.
Dennoch, wie können wir gerade in herausfordernden und schwierigen Situationen auf unsere unterschiedlichen Ressourcen und Kompetenzen derart zurückgreifen, um Synergien zu schaffen und in hybriden Settings unsere Zusammenarbeit effizient zu gestalten?

Hybride Teams als High Performance Teams … oder: »Wenn unser Team wüsste, was unser Team kann!«

Uhura, Spock, Scotty, Tasha Yar, Pille, T’Pol und Captain Kirk sind – das wissen wir – einfach unschlagbar. Aber wissen sie das selbst auch? Gerade in hybriden Teams läuft man Gefahr, auf Kompetenzen und Fähigkeiten einzelner Teammitglieder zu »vergessen«. Aus den Augen aus dem Sinn? Nein. Es gibt Wege, Instrumente und Kollaborationstools, die hybride Teams dabei unterstützen, Fähigkeiten und Fertigkeiten sichtbar zu machen:
Orts- du teilweise auch zeitunabhängig können Mentoring- und Reverse-Mentoringsysteme, gemeinsame Lernreisen (im Rahmen derer kollektiver Wissenserwerb und organisationales Lernen gefördert wird) sowie Fallsupervisionen und Gruppencoachings dabei helfen, Kompetenzen sichtbar zu machen, Wissen zu verallgemeinern und Synergien zu nutzen.
Zusätzlich helfen unterschiedliche Meetingformate, effizient an Themen zu arbeiten: Synchronisierungs-Meetings zur kurzen Abstimmung und Vereinbarung der nächsten Schritte, Entwicklungs-Jour Fixe im Rahmen derer in kleinem Kreis mit Entscheidungsträger*innen Ziele und Strategien beschlossen werden sowie das Bilden von Arbeits-Tandems, in denen fokussiert an Problemstellungen gearbeitet werden kann.
Und damit komme ich auch schon zum nächsten Erfolgsfaktor in hybriden Teams:

Reale Treffen … oder »Auch im Raumschiff muss gefegt werden!«

Kein Frühjahr ohne Frühjahrsputz, kein Advent ohne Adventskranz, keine Familienfeier ohne Familienmitglieder. Auch wenn wir unsere Zusammenarbeit in hybriden und asynchronen Settings mit den richtigen Hilfsmitteln und in den passenden Formaten effizient gestalten können, brauchen Teams gemeinsame Zeiten, in denen gemeinsame Rituale, die physische Nähe und der direkte Austausch gepflegt werden. Dafür eignen sich fixe gemeinsame Bürotage, wo auch informeller Austausch stattfindet, wo man sich zum Kaffeetratsch in der Küche trifft oder am Gang plaudert. Insbesondere müssen neue Teammitglieder in das Team eingeführt werden, um neben den formalen Regeln auch informelle Formen der Zusammenarbeit kennen zu lernen und das Team sowie die Büroräumlichkeiten in Vollbesetzung zu erleben.

Zu guter Letzt gilt es gemeinsame Rituale zu finden und zu pflegen – virtuell und physisch. Es bietet sich dabei an, auf (vergangene) liebgewonnene Rituale zurückzugreifen: der gemeinsame Kaffee in der Früh, ein gemeinsames Mittagessen oder das After-Work-Bier. Es können aber auch ganz neue Wege gefunden werden, miteinander Zeit zu verbringen. Den Möglichkeiten zum Teambuildingprozess sind keine Grenzen geboten – man muss es nur tun … und sich dem Kobayashi Maru Test* stellen.

* Infobox: »Der Kobayashi Maru Test«

Der Kobayashi-Maru-Test ist ein fiktives, nicht bestehbares Übungsszenario, das in mehreren Filmen des Star-Trek-Universums erwähnt wird. Der Test soll das Verhalten in ausweglosen Situationen und damit die Charakterstärke der Kadetten an der Sternenflottenakademie testen und hat über das Star-Trek-Universum hinaus Einzug in den Alltag gefunden, insbesondere bei Untersuchungen zu außergewöhnlichen Lösungsansätzen in No-win-Situationen. Das Ziel des Tests ist es nicht, den Gegner zu überwältigen oder zu besiegen, sondern vielmehr den Kadetten in eine ausweglose Situation zu zwingen und dabei zu beobachten, wie er oder sie reagiert.